Abteilungsbereiche

Ergebnisse der Abteilungssitzung

(vom 11.06., 19h, Halle Lange Str., Dokument aktualisiert: 21.06., 10.49h)

Die Abteilung hat am 11.06.2018 beschlossen, dass Stefan Isenberg die Abteilungsleitung übernimmt und Daniel Elsner als Stellvertreter fungiert.
Die Zuständigkeit für die unten beschriebenen Aufgabenbereiche wurde ebenfalls am 11.06. beschlossen.
Die Liste ist weiterhin offen, natürlich ist zuzätzliche Mithilfe immer willkommen – wenn also noch weitere Themenfelder zur Mitgestaltung offen sind, oder wenn weitere Mitglieder sich an bestehenden Aufgaben beteiligen wollen, ist dies natürlich immer willkommen (Ideenvorschläge bzw. Meldungen zur Aufgabenverteilung ggfs. bitte an Stefan I. richten)

Es geht darum, dass die beschriebenen Themenfelder in Eigenregie möglichst direkt ohne Umweg über die Abteilungsleitung selbstorganisiert funktionieren. Stefan hilft gern bei der koordination und steht mit Rat und Tat zur Seite – insbesondere, wenn Abläufe noch unklar sind, oder Adressen und Ansprechpartner gesucht werden.
Das ganze soll die interne Kommunikation verbessern: d.h.
für alle Aktiven gilt:
Wenn Ihr Fragen, Anregungen, Problemmeldungen zu den beschriebenen Themenfeldern habt, wendet Euch also direkt an die nun zuständigen Leute!



1. Abteilungsleiter

Stefan I.

Hier sollten alle Fäden zusammenlaufen. Er steht für Fragen zu den einzelnen Aufgaben zur Verfügung und behält sozusagen den Gesamtüberblick bzw. die Gesamtorganisation in der Hand. Er vertritt die Abteilung öffentlich und nimmt Sitzungen wahr

2. Stellvertreter

Daniel E.

Er sollte den Abteilungsleiter in seinen Aufgaben unterstützen und ebenfalls an den Sitzungen teilnehmen.

3. Jugendtrainer

Marvin R.

Dies wird die einzige, weil auch neben der Abteilungsleitung mit Abstand umfangreichste Aufgabe sein, für die es eine Entlohnung geben wird. Der Jugendtrainer ist verpflichtet an zwei  Nachmittagen in der Woche jeweils 90 min Jugendtraining abzuhalten. Er ist verpflichtet an den Trainingsnachmittagen pünktlich die Halle zu öffnen. Ferner wird er das An und Abmeldewesen der Jugend Verwalten und mit dem Hauptverein diesbezüglich kommunizieren. Außerdem übernimmt er die Organisation Rund um die Spiele (Wer spielt, wie wird aufgestellt, Fahrten, Treffen, Betreuung. Er hat auch dafür zu sorgen das immer wieder Nachwuchs vorhanden ist (Ganztagschulenbesuche) oder ähnliches wenn nötig

4. Assistenztrainer Jugend

Robin Mö.

Seine Aufgabe wird es sein den Jugendtrainer bei den Trainingseinheiten vorwiegend im Bereich der Anfänger zu unterstützen. Ob und was hier entlohnt werden kann, hängt davon ab was wir zur Verfügung haben werden, aber ich denke so was wie ein Belag pro Halbserie bekommen wir auf jeden Fall hin.

5. Kassenwart

Alexander N. + Oliver F.

Er soll das komplette Finanzwesen übernehmen (beide Kassen). Dies beinhaltet Prüfung der Kontostände bzw. Ein und Ausgänge sowie eine Ordnungsgemäße Buchführung in Form einer Excel Tabelle. Es muss ein Jahresabschluss gemacht werden aber wenn man die Rechnungen immer chronologisch abheftet und zeitnah in der Excel Tabelle erfasst dauert das ca. Minuten. Ich würde natürlich vorhandene Systeme zur Verfügung stellen und zeigen wie es geht. Der Jahresabschluss muss an den Hauptverein weitergeleitet werden dies kann per Mail erfolgen sporadisch wurden schon mal Originale verlangt. Die Unterlagen werden samt der Online Kontoauszüge und einem Ausdruck des Kassenbuchs (Excel Tabelle) abgeheftet. Besonders muss darauf geachtet werden das der Hauptverein 2 x jährlich das Budget überweist. Bei Engpässen muss um Vorschuss gebeten werden. Alle entsprechenden Kontakte liefere ich mit. Quartalsweise kurze Info an die Abteilungsleitung über die Kassenstände. Der Jahresabschluss muss zeitnah auch als Datei der Abteilungsleitung übermittelt werden.

6. Materialwart für beide Hallen

Alexander N.

Er hat dafür zu sorgen das die Schränke in Ordnung gehalten werden, außerdem muss immer genug Trainingsmaterial (Bälle Netze, Platten etc) vorhanden sein. Es muss immer alles vorhanden sein was für die Meisterschaftsspiele benötigt wird auch nebensächliches wie Klemmbretter Stifte usw Zählgeräte, Spielbälle Netzlehren usw. verstehen sich von selbst. Bei Bedarf bestellt er Selbständig bringt das Material in die Hallen und rechnet mit dem Kassierer ab. Bei Materialumstellung oder neu Anschaffung von Sachen, die wir bisher noch nicht hatten, wird Rücksprache mit der Abteilungsleitung erwartet.

7. Trikotwart

Uli
W.

Er verwaltet die Restbestände und hat darauf zu achten, dass jeder neue Spieler ein Trikotsatz bekommt und jeder abgehende Spieler der den Verein verlässt seinen Trikotsatz abgibt. Sollte jemand eine andere Größe benötigen tauscht der Trikotwart aus. Ferner soll er bei bedarf neue Trikots (vom vorhanden Satz) ordern und die Abwicklung mit Sport Duwe übernehmen. Selbständige Zusammenarbeit mit dem Kassierer wird erwartet. Gleiches gilt wenn jemand einen Trainingsanzug möchte der allerdings ebenso wie ein Zweitsatz bezahlt werden muss. Bei gänzlichen Neuanschaffungen also einen anderer Trikotsatz oder Trainingsanzug ist Rücksprache mit der Abteilungsleitung zu halten.

8. Feier und Turnierwart (vorzugsweise 2 Personen)

Matthias M. + Kai U.

Organisiert selbständig die Weihnachtsfeier, legt die Eigenbeteiligung fest und sucht die Lokalität aus. Er organisiert den Einkauf selbständig und rechnet auch selbständig mit dem Kassierer ab die Veranstaltungen sollte sich nach Möglichkeit nahezu selbst tragen. Er bestimmt den Termin übernimmt die Bekanntmachung hier ist eine Zusammenarbeit mit dem Internetbeauftragten zu empfehlen.

Außerdem organisiert er selbständig einmal jährlich eine Vereinsmeisterschaft und oder einen Brettchen-Cup. Alles andere verhält sich wie bei der Weihnachtsfeier. Ferner bestimmt er selbst den Termin, übernimmt die Aushänge und bestimmt das Spielsystem und besorgt Pokale und Urkunden. Außerdem muss der Termin mit der Stadt abgestimmt werden. Es muss eine schriftliche Genehmigung vorliegen hier muss öfter nachgehakt werden.

9. Weiterer Hallenöffner

Youssef A. + Günter P.

Sie übernehmen die Hallenöffnung, wenn kein Jugendtraining ist

10. Öffentlichkeitsarbeit, Internet und Facebook-Beauftragte

Nhan T.H. (Webmaster) + Alex N. (Web+SocialMedia)+ Oliver F. (Pressewart).

Sie übernehmen die zeitnahe Veröffentlichung von Neuigkeiten im Rahmen des erlaubten und halten Kontakt mit der Öffentlichkeit – insb. Journalisten, Sportinteressierten und anderen TT-Begeisterten.
Erwartet wird hier nahezu Tagesaktualität und das selbständige verfassen von Texten bzw. Berichten nicht nur das rein setzen von geliefertem. Idealerweise guckt man sich auch selbst an über was man Berichtet oder fragt jemand der Anwesend war. Eventuelle Programmierung eines Onlinekalenders vielleicht sogar einer App?

11. Hallenbeauftragter

Patrick M.

Er kümmert sich um beide Hallen. Er meldet gegebenenfalls Mängel bei der Stadt und achtet darauf, dass diese behoben werden. Kontaktdaten liefere ich. Ferner muss er überwachen, ob auch was gemacht wurde. Mehrmaliges nachhaken ist oft nötig. Sollte das obere Schloss mal zu gewesen sein, obwohl wir eigentlich regulär in die Halle gekonnt hätten, muss dies bei der Stadt gemeldet werden. Mängel beziehe ich auf die ganze Halle und den Außenbereich (WC, Fenster, Türen, Boden, Beleuchtung).
Für Fragen der Lange Strasse wird die Stadt Hagen direkt benachrichtigt. Für Mängel in der Halle Friedensstrasse geht dies über den Kontakt mit Ralf Wilke vom VFL. Fragen der Verfügbarkeit der Friedensstrasse können mit Axel Meyrich vom VFL geklärt werden
Ferner hat er dafür zu sorgen das etwaige schriftliche Aushänge aktuell gehalten werden.

12. Sponsorentbeauftragter

Tobias V.+ Oliver G. + Christoforos X.

Er ist Zuständig für die Sponsorensuche, Material in Form von Anschreiben etc. kann ich liefern. Was der Sponsor für sein Sponsoring bekommen kann ist in Absprache mit der Abteilungsleitung zu organisieren. Der Sponsorenbeauftragte hat abzuklären was wie und wo veröffentlicht werden darf. Hier sollte der Internetbeauftragte  mit zu raten gezogen werden zwecks Datenschutz. Ferner ist dem Hauptverein der Sponsor bzw. dessen Adressdaten mitzuteilen und zu veranlassen das er eine Spendenquittung bekommt. Hier ist mehrmaliges nachhaken beim Hauptverein nötig. Des weiteren ist bei Kassierer zu erfragen ob das Sponsoring in Geldform eingegangen ist sollte das nicht der Fall sein ist höflich beim Sponsor und weniger höflich beim Hauptverein zu erforschen woran es liegt der Job gilt als erledigt wenn das Geld da ist und der Sponsor seine Quittung hat und das Sponsoring auf der Internetseite auf den Trikots auf Banden in Form eines Banners oder wie auch immer umgesetzt wurde.

13. Fördermittel-Beauftragter

Alexander S.

Er kümmert sich um Förderungsmassnahmen, die über die jährliche Finanzierung des Vereins hinausgehen. Er macht sich über aktuelle Förderprogramme des Stadt- und Landessportbundes kundig, sondiert neue Finanzquellen und entwickelt Ideen für förderwürdige Massnahmen in der TT-Abteilung. Er koordiniert und bearbeitet in Zusammenarbeit mit Abteilungsleitung und Vorstand mögliche Anträge